Organização e 5S

22 Apr

0 48023 Publicado por Antônio Diniz

Por Euler Caldeira Fernandes

Pensar em produtividade e rendimento implica organização do ambiente de trabalho. Quando somos organizados com relação às nossas mesas, emails, arquivos e, principalmente, com o nosso tempo, conseguimos realizar as tarefas com muito mais rapidez e eficiência, pois não temos que nos encontrar em meio a um emaranhado de coisas que se apresentam.

Nesse sentido, fazer o 5S de vez em quando é fundamental. Mas você sabe o que realmente e como funciona o 5S?

O que significa?

O termo 5S origina-se de palavras que, em japonês, começam com a letra S:

SEIRI – senso de utilização ou descarte;
SEITON – senso de ordenação ou arrumação;
SEISO – senso de limpeza ou conservação;
SEIKETSU – senso de padronização;
SHITSUKE – senso de disciplina.

Para que serve?

A principal ideia por trás do 5S é manter o local de trabalho sempre organizado, limpo e, sobretudo, produtivo.

É uma técnica de fácil compreensão, mas sua aplicação pode não ser tão simples, pois implica mudanças de atitudes e comportamentos, além de exigir o envolvimento de todos. Requer, por isso, muita disciplina.

Como funciona?

3.1 SEIRI – senso de utilização ou descarte:

Nesta primeira etapa, olhe atentamente para o seu espaço de trabalho. Avalie tudo o que é relevante para a execução da atividade; descarte o que for supérfluo. Procure instituir esta etapa, em primeiro lugar, na sua área de trabalho e, depois, a expanda para os espaços de uso comum.

Para ambientes de rede também deve-se aplicar o senso, analisando todas as pastas e arquivos, deletando aqueles que não têm mais utilização e não servem mais para consultas futuras, arquivos duplicados etc.

Benefícios:

espaço liberado que, antes, era ocupado por itens sem necessidade no trabalho;
disponibilidade de objetos para outros usuários;
redução de custos com a manutenção dos itens descartados;
melhor aproveitamento do espaço.

3.2 SEITON – senso de ordenação ou arrumação:

Já descartou/doou tudo o que atrapalhava a execução das atividades? Então, agora, é hora de organizar. Arrumar a bagunça, devolver objetos aos seus devidos lugares e deixar tudo na mais perfeita ordem.

“Mas eu tenho que apagar um incêndio atrás do outro. Não sobra tempo para manter a casa em ordem.”

Claro, nós entendemos perfeitamente que o seu dia a dia é caótico, que você sempre está ocupado com mil e uma atividades, e que dificilmente sobra muito tempo, mas acredite: vale a pena promover uma força-tarefa. Selecione um dia em que as atividades estejam mais calmas para mobilizar a equipe nesse sentido.

No caso de ambientes de rede, este é o momento de organizar as pastas, colocando-as em ordem, preferencialmente numerando-as e padronizando os títulos, para possibilitar a pronta-localização dos arquivos.

Benefícios:

redução do desperdício de tempo na procura de documentos, materiais e outros objetos;
redução de perda por guarda inadequada;
aumento da segurança, pois itens corretamente guardados são acessados sem riscos desnecessários;
mais agilidade no trabalho;
aumento da produtividade;
melhora no aspecto visual dos ambientes.

3.3 SEISO – senso de limpeza ou conservação:

O senso de limpeza vai além do que o próprio nome diz. Ele inclui também os conceitos relacionados a cuidado; aprimoramento; coisa bem-feita, acabada e caprichada. Tão importante quanto executar a limpeza do ambiente é mantê-lo limpo.

A responsabilidade por manter o ambiente limpo é de todos, e não apenas daqueles responsáveis por limpá-lo. O ponto focal, neste senso, não é o ato de limpar, mas de evitar a sujeira, buscando a fonte causadora, eliminando-a ou reduzindo-a.

Benefícios:

satisfação dos trabalhadores por atuar em ambiente limpo;
maior conservação dos materiais e equipamentos;
maior efetividade nas ações de prevenção;
redução de riscos de acidentes.

3.4 SEIKETSU – senso de padronização:

Uma vez que você já instituiu os três “S” anteriores, é hora de levar a coisa a um novo patamar: padronizar o que foi feito.

Seiketsu significa adotar os 3S iniciais como práticas rotineiras. Em outras palavras, você precisa definir os padrões e os procedimentos para que os primeiros 3S sejam incorporados às práticas diárias.

Nesse senso, são definidas as regras e metodologias para que o trabalho inicial seja mantido e para que seja reduzido o risco de se retornar à situação original.

Benefícios:

maior estabilidade pessoal e dos processos;
melhoria da imagem dos trabalhadores;
redução de acidentes;
melhoria da qualidade de vida.

3.5 SHITSUKE – senso de disciplina:

É no senso da autodisciplina que a conscientização dos quatro sensos anteriores é atingida. Para conquistar a ordem mantida, é preciso que cada pessoa tenha uma constante autodisciplina, determinação e assiduidade com os compromissos que foram assumidos.

Esse senso não provoca grandes mudanças estruturais. Seu foco são as mudanças psicológicas e naturais por parte dos empregados. Esse senso demanda dos colaboradores o seu comprometimento ético, paciência, responsabilidade, respeito às normas e aos processos e melhoria na comunicação. Cada empregado deve saber quais são suas obrigações e as consequências das suas ações, tanto para si quanto para o seu meio.

Benefícios: